El área de correspondencia es la responsable de la recepción, registro, seguimiento y entrega de la documentación al área correspondiente.

Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:

1. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;
2. Asegurar el control, localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
3. Resguardar los archivos y aquella información que haya sido clasificada de acuerdo con la normativa en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
4. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;
5. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos;
6. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y
7. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

1. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
2. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes;
3. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental;
4. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;
5. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental;
6. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
7. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;
8. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de valoración documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
9. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;
10. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidénciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General del Estado, o equivalentes, según corresponda, y
11. Las que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables en la materia.

Es el documento que avala el proceso administrativo que realiza el sujeto obligado, a través del grupo interdisciplinario, para eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales; en su caso, plazos de conservación; y que no posean valores históricos, de acuerdo con la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y las disposiciones jurídicas aplicables.

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias.

Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:

1. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de los documentos históricos;
2. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;
3. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
4. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio documental;
5. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos, y
6. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de publicación de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.

Instrumento de consulta que permiten la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones del archivos histórico.

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización.

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias primarias.

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias secundarias.

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.