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Sistema Institucional de Archivos

Contacto

Lic. Santos Cecilia Millán Ibarra
Jefa de Departamento de la Coordinación de Archivo General
dag@bachilleresdesonora.edu.mx
(662) 259-29-00
Extensión IP: 10-285
El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse por un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.

Ley General de Archivos y Ley de Archivos para el Estado de Sonora (art. 20)
Registro Nacional de Archivos (RNA)

 
Área de correspondencia

El área de correspondencia es la responsable de la recepción, registro, seguimiento y entrega de la documentación al área correspondiente.

 
Responsable del Archivo de trámite

Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:

  1. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;
  2. Asegurar el control, localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
  3. Resguardar los archivos y aquella información que haya sido clasificada de acuerdo con la normativa en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
  4. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;
  5. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos;
  6. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y
  7. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

 
Responsable del Archivo de concentración

La unidad responsable del Archivo de Concentración, tendrá las siguientes funciones:

  1. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
  2. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes;
  3. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental;
  4. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;
  5. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental;
  6. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
  7. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;
  8. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de valoración documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
  9. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;
  10. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidénciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General del Estado, o equivalentes, según corresponda, y
  11. Las que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables en la materia.
 
Actas de baja

Es el documento que avala el proceso administrativo que realiza el sujeto obligado, a través del grupo interdisciplinario, para eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales; en su caso, plazos de conservación; y que no posean valores históricos, de acuerdo con la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y las disposiciones jurídicas aplicables.

 
Inventario de baja documental

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.

 
Inventario de transferencias

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias.

 
Responsable del Archivo Histórico

 
Funciones

Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:

  1. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de los documentos históricos;
  2. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;
  3. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
  4. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio documental;
  5. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos, y
  6. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de publicación de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
 
Inventario de archivo histórico

Instrumento de consulta que permiten la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones del archivos histórico.

 
Capacitación de los días jueves 3 y viernes 4 de febrero de 2022, en un horario de 10:00 a 12:00 horas, "Ley General de Archivos y Archivo de Trámite", impartida a los archivos de trámite de las oficinas administrativas y al Órgano Interno de Control.

 Fotografías  Presentación

 
Capacitación de los días miércoles 23, viernes 25 y lunes 28 de febrero de 2022, en un horario de 10:00 a 13:00 horas, "Elaboración de Fichas Técnicas y Valoración Documental", impartida a los archivos de trámite de las oficinas administrativas, Plantel Villa de Seris y el Órgano Interno de Control.

 Presentación

 
Capacitación virtual del día jueves 31 de marzo de 2022, en un horario de 10:00 a 12:00 horas, "Ley General de Archivos", impartida al personal de archivo de trámite de todos los planteles.

 Fotografías  Presentación

 
Reunión informativa el día jueves 28 de abril de 2022, en un horario de 10:00 a 11:30 hrs., "Grupo Interdisciplinario para la Valoración Documental del Colegio de Bachilleres", impartida a las Directoras y Directores de Área, Subdirectora de Tecnologías de la Información y Unidad de Transparencia.

 Fotografías  Presentación

 
Capacitación virtual el día jueves 26 de mayo de 2022 de 9:00 a 11:00 hrs., "Instrumentos de Consulta Archivística", impartida al personal designado como Responsable de Archivo de Trámite, de las Oficinas Administrativas y todos los Planteles Cobach.

 Fotografías  Presentación

 
Catálogo de disposición documental (CADIDO) (2015)
 
Cuadro de Clasificación Archivística (2015)
 
Inventario General

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización.

 
Inventarios de transferencia primaria

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias primarias.

 
Inventarios de transferencia secundaria

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias secundarias.

 
Inventario de baja documental

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.

 
Guía de archivo documental (2015)

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