
Contacto
Jefa de Departamento de la Coordinación de Archivo General
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse por un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
Ley General de Archivos y Ley de Archivos para el Estado de Sonora (art. 20)
Registro Nacional de Archivos (RNA)
- Dimensión normativa
- Dimensión operativa
- Normatividad
- Capacitaciones
- Instrumentos de control y consulta archivística
El área de correspondencia es la responsable de la recepción, registro, seguimiento y entrega de la documentación al área correspondiente.
Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:
- Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;
- Asegurar el control, localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
- Resguardar los archivos y aquella información que haya sido clasificada de acuerdo con la normativa en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
- Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;
- Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos;
- Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y
- Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
La unidad responsable del Archivo de Concentración, tendrá las siguientes funciones:
- Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
- Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes;
- Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental;
- Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;
- Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental;
- Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
- Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;
- Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de valoración documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
- Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;
- Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidénciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General del Estado, o equivalentes, según corresponda, y
- Las que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables en la materia.
Es el documento que avala el proceso administrativo que realiza el sujeto obligado, a través del grupo interdisciplinario, para eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales; en su caso, plazos de conservación; y que no posean valores históricos, de acuerdo con la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y las disposiciones jurídicas aplicables.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias.
Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
- Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de los documentos históricos;
- Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;
- Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
- Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio documental;
- Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos, y
- Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de publicación de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
Instrumento de consulta que permiten la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones del archivos histórico.
Fotografías Presentación
Presentación
Fotografías Presentación
Fotografías Presentación
Fotografías Presentación
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias primarias.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias secundarias.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.